مقدمه
نقشه فرایندی یک تصویر بزرگ و جامع از سازمان ارائه می‌نماید تا بتوان چگونگی گردش کار در سطح کلان را نمایش داد. سازمان ها باید انواع فرایندهای مورد نیاز برای تحقق اهداف کسب و کار سازمان خود را مشخص نمایند اگر چه این فرایندها بسته به نوع و ماهیت هر سازمان منحصر به فرد است ولی می توان این فرایندها را به صورت عمومی طبقه بندی نمود. برای این که فرایندهای سازمان خود را بشناسیم، چارچوب‌های فرایندی متعددی در دسترس می‌باشند که هر یک از چارچوب‌های فرایند، نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارند. سه مورد از مطرح‌ترین این چارچوب‌ها عبارتند از :
- چارچوب طبقه‌بندی فرایند مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (PCF-Process Classification Framework)
چارچوب APQC که مخفف American Productivity & Quality Center می‌باشد، شناخته‌شده‌ترین چارچوب بوده که فرایندهای عملیاتی و مدیریتی را در ۱۲ گروه شامل تدوین چشم انداز و استراتژی، توسعه و مدیریت محصولات و خدمات، بازار و فروش محصولات و خدمات، تحویل محصولات فیزیکی، مدیریت خدمات مشتری، توسعه و مدیریت منابع انسانی، مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت منابع مالی، خرید، جمع‌آوری و مدیریت دارایی‌ها، مدیریت ریسک ، انطباق، اصلاح و انعطاف‌پذیری سازمانی، مدیریت روابط خارجی و توسعه و مدیریت قابلیت‌های تجاری سازماندهی می‌کند.
- زنجیره ارزش پورتر (Porter)
اگرچه این مدل در ابتدا برای بنگاه‌های تولیدی ارائه شده و مورد استفاده قرار گرفته است ولی بر اساس نوع و چارچوب نگرش آن، قابلیت استفاده در سازمان‌های غیرتولیدی و با ماموریت و اهداف متفاوت از جمله خدماتی را دارد. زنجیره ارزش فرایندهای کاری یک سازمان را به دو گروه، فرایندهای اصلی و فرایندهای پشتیبانی تقسیم می‌کند. مجموعه این فرایندها، زنجیره ارزش سازمان را تشکیل می‌دهند. در واقع ارزش‌های ایجاد شده در فعالیت‌ها و وظایف مختلف منجر به شکل‌گیری ارزش در کل سازمان می‌گردد. فرایندهای اصلی در جهت ماموریت و اهداف سازمان می باشد و فرایندهای پشتیبانی به نحوی فرایندهای اصلی سازمان را مورد پشتیبانی و حمایت قرار می‌دهند.
- مرجع عملیات زنجیره تامین (SCOR – The Supply Chain Operations Reference)
این چارچوب توسط شورای زنجیره تامین ایجاد شده است. مرجع عملیات زنجیره تأمین بیشتر برای صنایعی استفاده می‌شود که در مدیریت زنجیره تأمین قرار دارند . این مدل براساس 5 فرایند مدیریتی شامل برنامه‌ریزی، منابع، تولید کالا، تحویل کالا و عودت دادن کالا ساخته شده است.
معرفی
دانشگاه فردوسی مشهد در سال 1391 اولین نسخه نقشه فرایندی خود را در قالب 11 فرایند کلان و 5 سطح فرایندی، بر پایه مدل مرجع APQC تدوین نمود. انواع فرایندهای کلان و سطوح فرایندی دانشگاه عبارتند از:
- مدیریت راهبردی
- فرایندهای کلان اصلی: مدیریت آموزش، مدیریت پژوهش و فناوری، مدیریت فرهنگی و اجتماعی و مدیریت خدمات دانشجویی
- فرایندهای کلان پشتیبانی و مدیریتی: مدیریت تعالی سازمانی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت منابع مالی، مدیریت دارایی‌ها، مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات و مدیریت ارتباطات
اهداف
- شناسایی فرایندهای موجود و پیش‌بینی فرایندهای آتی موردنیاز دانشگاه؛
- تعیین محدوده فرایندها و درک ارتباط و وابستگی بین آن‌ها؛
- ارائه دسته‌بندی مناسب برای فرایندهای دانشگاه؛
- آگاهی از نقش هر کدام از فرایندها در انجام امور؛
- تعیین مالکیت فرایندها و متولی تصمیم‌گیری و راهبری آن‌ها و
- مدیریت درخواست‌های به روز رسانی نقشه فرایندی با توجه به نیازهای جدید دانشگاه.
جریان کار کلی
روش اجرایی، فرم‌ها و راهنمای کاربری
- روش اجرایی تدوين و بروزرساني نقشه جامع فرايندی
- فرم درخواست به روز رسانی نقشه فرایندی
- راهنمای کاربری سامانه مدیریت فرایندها
گزارش آماری
با توجه به آخرین بازنگری دوره‌ای نقشه فرایندی دانشگاه فردوسی مشهد در سال 97، تعداد 11 فرایند کلان، 43 گروه فرایند، 117 فرایند، 212 زیرفرایند و تعداد 639 عنوان فعالیت تعریف شده است. تعداد فعالیت هر کدام از حوزه‌های کاری دانشگاه عبارتند از: حوزه ریاست 88 فعالیت، معاونت آموزشی 114 فعالیت، معاونت پژوهش و فناوری 81 فعالیت، معاونت فرهنگی-اجتماعی و دانشجویی 109 فعالیت، معاونت برنامه‌ریزی و توسعه منابع 109 فعالیت و معاونت اداری و مالی 138 فعالیت.