مقدمه
در هر سازمانی مستندات فراوانی وجود دارد که حاوی اطلاعات مختلفی می‌باشند. اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد در بخشهای مختلف کاری سازمان مورد نیاز بوده و باید به آنها مراجعه شود. یکی از بخشهای مدیریت اسناد سازمان، مدیریت آیین‌نامه‌ها و قوانین و مقررات می‌باشد و هدف از آن ایجاد شیوه قابل اطمینانی است که با استفاده از آن بتوان به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین و مقررات و سیاست‌ها و رویه‌های موجود در هر موضوع دست یافت.
معرفی
سیستم مدیریت اسناد امکان ذخیره سازی، نگهداری و بهره‌برداری از انواع اسناد و مدارک را به صورت الکترونیکی و هوشمند فراهم می‌کند. در سامانه مدیریت اسناد برای سهولت در جستجو قوانین و مقررات، می‌توان از طریق عنوان، تاریخ تصویب، مرجع تصویب، موضوع، دانشگاه‌های مشمول، مشمولین مصوبه، درجه اعتبار و کلمات کلیدی استفاده نمود. استفاده و بهره‌گیری از سامانه مدیریت اسناد و بانک اطلاعاتی قوی آن، می تواند باعث سرعت بخشی و بهبود تصمیم ها در خصوص فعالیت‌های دانشگاهی شده و با شفافیت ایجاد شده، کارآمدی و اثربخشی فعالیت‌های همکاران دانشگاه را به همراه داشته باشد. این سامانه در سال 1399 استقرار یافت و بر مبنای سطوح دسترسی مصوبات قابل استفاده برای کلیه اعضای هیات علمی، غیرهیات علمی و دانشجویان دانشگاه می‌باشد.
اهداف
- دسترسی به متن متبر مصوبات در مقطع زمانی مورد نظر کاربر؛
- تفكيك مصوبات معتبر از مصوبات غيرمعتبر؛
- دسترسی سريع و آسان به كليه مصوبات دانشگاه با جستجوی موضوعی در این سامانه در هر زمان؛
- سهولت در کنترل و حفاظت از مصوبات با قابلیت تعیین سطوح دسترسی؛
- امكان نمايه سازی قوی بر اساس موضوع، مرجع تصويب، نوع مصوبه، كليد واژگان و غیره؛
- جستجوی واژه‌ای در متن و عنوان مصوبات؛
- جستجوی موضوعی در مصوبات با استفاده از کدهای موضوعی تعریف شده؛
- امکان اخذ بازخورد از اعضای دانشگاه در خصوص مصوبات.
قوانین و مقررات
- آیین نامه جامع مدیریت دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی، پژوهشی و فناوری مصوب 1390
- شیوه نامه بهره برداری از سامانه مصوبات دانشگاه فردوسی مشهد مصوب 1399
جریان کار کلی
روش اجرایی، فرم‌ها و راهنمای کاربری
- روش اجرایی تدوین، تصویب و ابلاغ مقررات داخلی دانشگاه
- فرم شناسنامه مصوبات
- فرم جستجوی مصوبات
- راهنمای کاربری سامانه مصوبات
گزارش آماری
تاكنون 10 مرجع تصويب در دانشگاه انتخاب شده كه در گام اول مصوبات سه مرجع هيات امنای دانشگاه از سال 1370 به تعداد 1183 مصوبه و 74 صورتجلسه، هيات رييسه از سال 1389 به تعداد 1344 مصوبه 391 صورتجلسه و شورای دانشگاه از سال 1393 به تعداد 24 مصوبه و 46 صورتجلسه بطور كامل ثبت و بهره برداری گردیده و مصوبات هفت مرجع ديگر (هیأت ممیزه، هیأت اجرایی جذب هیأت علمی، هیأت اجرایی منابع انسانی، شورای پژوهش و فناوری دانشگاه، شورای آموزشی دانشگاه، شورای سیاستگذاری امور بین‌الملل دانشگاه و کمیته دانشگاهی اخلاق در پژوهش‌های زیست پزشکی) توسط گروه توسعه فرايندهای سازمانی (مديريت منابع انسانی، تشکیلات و فرایندها) دانشگاه با همكاری مراجع تصويب در حال بررسی و ثبت مي‌باشد.